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EHBHFlow

Cas d’usage

Ce qui vous prenddu temps, en détail.

Six tâches administratives que l’on retrouve dans presque toutes les petites entreprises. Pour chacune : ce qui se passe aujourd’hui, ce que fait l’automatisation, et ce qui reste entre vos mains.
Réserver un diagnostic d’automatisation
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Devis

Aujourd’hui

Chaque demande de devis passe par les mêmes gestes : recopier les informations du client, retrouver les bons tarifs, remplir le modèle, l’enregistrer, l’envoyer, puis noter quelque part qu’il faudra relancer. Le soir, après les chantiers ou les rendez-vous, c’est souvent là que le temps file.

Une fois automatisé

Le formulaire de demande (ou l’e-mail) déclenche le flux : les informations sont rangées au bon endroit, un brouillon de devis est généré à partir de votre grille tarifaire et de votre modèle, puis il vous attend. Vous relisez, ajustez si besoin, validez : le devis part au client et la relance est programmée.

Ce qui reste à vous : Le prix final et l’envoi restent votre décision. L’automatisation prépare, vous tranchez.

Avant

  1. Recopier la demande
  2. Chercher les tarifs
  3. Mettre en page le devis
  4. L’envoyer et le noter

Après

  1. Demande reçue
  2. Brouillon de devis
  3. Vous validez
  4. Devis envoyé

Exemple de projet

Menuiserie Calanque (entreprise fictive)

Artisan, 4 personnes

Les demandes arrivent par le site, par e-mail et par téléphone. Les devis sont faits le soir sur un tableur, avec des oublis de relance.

  1. 01Formulaire unique sur le site, aussi utilisé au téléphone
  2. 02Brouillon de devis généré depuis la grille tarifaire
  3. 03Notification au gérant pour validation
  4. 04Envoi du PDF et relance programmée à J+7 si pas de réponse

Démonstration : entreprise fictive, présentée pour illustrer le fonctionnement.

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Relances

Aujourd’hui

Relancer est désagréable, alors on repousse. Résultat : des devis qui dorment, des factures payées en retard et une liste mentale de « personnes à recontacter » qui s’allonge.

Une fois automatisé

Le flux surveille vos devis et vos factures. Quand une échéance est dépassée, une relance personnalisée est préparée (premier rappel courtois, puis plus ferme si nécessaire) et envoyée selon les règles que vous avez fixées. Chaque relance est notée dans votre suivi.

Ce qui reste à vous : Vous choisissez le ton, le rythme et les clients à ne jamais relancer automatiquement. Les cas sensibles vous sont remontés.

Avant

  1. Vérifier les impayés
  2. Retrouver le contact
  3. Rédiger la relance
  4. Noter la date

Après

  1. Échéance dépassée
  2. Relance rédigée
  3. Relance envoyée
  4. Suivi mis à jour

Exemple de projet

Atelier Vieux-Port (entreprise fictive)

Agence de communication, 7 personnes

Les factures sont suivies dans un tableur. Les relances dépendent de la mémoire de la gérante, souvent prise par les projets.

  1. 01Lecture quotidienne du tableau des factures
  2. 02Premier rappel courtois à l’échéance
  3. 03Second rappel préparé, envoyé après validation
  4. 04Mise à jour automatique du statut dans le tableau

Démonstration : entreprise fictive, présentée pour illustrer le fonctionnement.

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Rendez-vous

Aujourd’hui

Trouver une date demande souvent plusieurs messages. Puis il faut noter le rendez-vous, envoyer l’adresse, rappeler la veille… et gérer les annulations de dernière minute.

Une fois automatisé

Le client réserve directement un créneau libre de votre agenda. La confirmation part immédiatement avec les informations utiles, un rappel est envoyé avant le rendez-vous, et une annulation libère le créneau automatiquement.

Ce qui reste à vous : Vous décidez des créneaux ouverts, des durées et des exceptions. Rien n’est réservé en dehors de vos règles.

Avant

  1. Échanger trois e-mails
  2. Vérifier l’agenda
  3. Confirmer
  4. Rappeler la veille

Après

  1. Créneau choisi
  2. Agenda mis à jour
  3. Confirmation envoyée
  4. Rappel la veille

Exemple de projet

Cabinet Prado Conseil (entreprise fictive)

Cabinet de conseil, 3 associés

Les premiers rendez-vous sont fixés par e-mail, avec beaucoup d’allers-retours et quelques oublis.

  1. 01Page de réservation reliée aux agendas des associés
  2. 02Questionnaire court avant le rendez-vous
  3. 03Confirmation et rappel automatiques
  4. 04Fiche client créée dans le tableau de suivi

Démonstration : entreprise fictive, présentée pour illustrer le fonctionnement.

Vous vous reconnaissez dans l’un de ces cas ?

Le diagnostic permet de vérifier ce qui peut être automatisé avec vos outils.

Réserver un diagnostic d’automatisation
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Tri des e-mails

Aujourd’hui

La boîte de réception mélange demandes de clients, factures de fournisseurs, prospection et notifications. Trier prend du temps, et une vraie urgence peut se perdre au milieu.

Une fois automatisé

Un agent IA lit chaque e-mail entrant, le classe selon vos catégories (demande de devis, facture, réclamation, rendez-vous…), le transfère à la bonne personne ou au bon outil, et peut préparer un brouillon de réponse pour les demandes simples.

Ce qui reste à vous : Les réponses préparées restent des brouillons tant que vous ne les avez pas validées. Les messages douteux sont signalés, jamais supprimés.

Avant

  1. Lire chaque e-mail
  2. Deviner l’urgence
  3. Transférer au bon collègue
  4. Archiver

Après

  1. E-mail reçu
  2. Lu et classé
  3. Routé au bon endroit
  4. Réponse proposée

Exemple de projet

Boutique Les Goudes (entreprise fictive)

E-commerce, 2 personnes

Une seule adresse reçoit commandes, questions de livraison, retours et démarchage. Le tri prend chaque matin un long moment.

  1. 01Classement automatique en cinq catégories
  2. 02Factures fournisseurs rangées dans un dossier dédié
  3. 03Brouillon de réponse pour les questions de suivi de colis
  4. 04Alerte immédiate en cas de réclamation

Démonstration : entreprise fictive, présentée pour illustrer le fonctionnement.

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Suivi des prospects

Aujourd’hui

Les contacts arrivent de partout : formulaire, salon, messagerie, recommandation. Sans suivi rigoureux, certains ne sont jamais recontactés, simplement parce que personne n’y a pensé.

Une fois automatisé

Chaque nouveau contact crée ou complète automatiquement sa fiche dans votre CRM ou votre tableur, avec sa source et sa prochaine étape. Si rien ne bouge après le délai que vous avez fixé, vous recevez un rappel avec l’historique sous les yeux.

Ce qui reste à vous : La relation reste la vôtre : l’automatisation vous rappelle quoi faire et quand, vous gardez la conversation.

Avant

  1. Noter le contact
  2. Le rentrer dans un fichier
  3. Penser à rappeler
  4. Chercher l’historique

Après

  1. Nouveau contact
  2. Fiche enrichie
  3. Étape suivante
  4. Alerte de rappel

Exemple de projet

Studio Joliette (entreprise fictive)

Architecte d’intérieur, indépendant

Les demandes arrivent par Instagram, par e-mail et par le site. Le suivi se fait dans un carnet.

  1. 01Centralisation des demandes dans un seul tableau
  2. 02Source et date notées automatiquement
  3. 03Rappel si aucun échange depuis 10 jours
  4. 04Récapitulatif hebdomadaire des prospects actifs

Démonstration : entreprise fictive, présentée pour illustrer le fonctionnement.

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Saisie de données

Aujourd’hui

Bons de commande, factures, formulaires, fiches clients : recopier les mêmes informations d’un outil à l’autre est lent, ennuyeux, et chaque copie est une occasion de se tromper.

Une fois automatisé

Les documents reçus sont lus automatiquement, les informations utiles sont extraites et placées au bon endroit : tableur, logiciel de facturation, CRM. Les valeurs incertaines sont signalées pour une vérification rapide plutôt que saisies au hasard.

Ce qui reste à vous : Vous gardez un contrôle sur les données importantes : montants, coordonnées bancaires, informations sensibles.

Avant

  1. Ouvrir le document
  2. Recopier les champs
  3. Vérifier
  4. Recommencer ailleurs

Après

  1. Document reçu
  2. Données extraites
  3. Contrôle
  4. Tableur rempli

Exemple de projet

Transports Estaque (entreprise fictive)

Transport et logistique, 12 personnes

Les bons de livraison signés arrivent en photo ou en PDF et sont ressaisis à la main dans un tableur de suivi.

  1. 01Réception des bons par e-mail ou messagerie
  2. 02Extraction des numéros, dates et quantités
  3. 03Signalement des bons illisibles ou incomplets
  4. 04Mise à jour du tableau de suivi et archivage du document

Démonstration : entreprise fictive, présentée pour illustrer le fonctionnement.

Votre tâche répétitive n’est pas dans la liste ?

Ces six cas sont les plus fréquents, pas les seuls. Parlons de la vôtre.

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